Kan jeg starte som Virtuell Assistent?

For noen kan dette virke veldig enkelt, men ikke for alle. Og er det et spørsmål jeg får ofte, så er det: Kan jeg starte som Virtuell Assistent? Har jeg det som skal til?

Og helt ærlig, det er faktisk ikke så mye som skal til for å starte som Virtuell Assistent.

Av utstyr trenger du PC, telefon og godt internett. That´s it.

Og selv om det er noen grunnleggende programmer og softwares det kan være greit å kjenne til når du skal starte som Virtuell Assistent, så finnes det tusenvis av online plattformer som krever unike ferdigheter og kunnskap. Og det er helt umulig å forutse akkurat hvilke dine fremtidige kunder vil ønske at du kan. Derfor bør du ikke overtenke dette, men heller tenke at det er helt ok og veldig LURT å starte med det du allerede kan. 

I denne bloggen skal jeg dele noen av de grunnleggende ferdighetene en Virtuell Assistent bør ha eller lære seg, og jeg deler de i to kategorier: Tekniske ferdigheter og personlig egenskaper/ferdigheter. Og du? Husk at ALLE ferdigheter kan læres.

Bare tenk på alt du allerede vet og kan – ALT du har lært frem til nå. Språkene du snakker, hvordan du lager mat, kjører bil, å snakke, gå, sykle, det du gjør i jobben din, som mamma osv. Det vil si at du, som alle andre mennesker, har alt det som skal til for å lære det du ønsker å lære. Og vi lever også i en tid der alt vi ønsker å lære finnes ekstremt lett tilgjengelig via internett, kurs, programmer, studier osv.

Så hvis du starter med minimalt av tekniske ferdigheter er det helt ok! Alt du trenger er en god holdning/intensjon, og villigheten til å gjøre en innsats.

Hvilke grunnleggende tekniske ferdigheter trenger en Virtuell Assistent?  

• Tekstbehandling/deling av dokumenter  (Google Drive, Microsoft Office)

Å dele dokumenter er en viktig del av de fleste tjenester som VA. Hvis du ikke allerede kjenner til noen av disse, så anbefaler jeg å starte med Google Workspace. Google Docs og Google Sheets er sky-varianten av Mirosoft Word og Excel og mye brukt i online-verdenen. Hvis dette er helt nytt for deg, så ta turen til YouTube og finn en video som viser deg detaljene rundt Google Workspace (pass på at det er en oppdatert versjon ved å se på dato for når videoen ble lastet opp) Du kan være greit å kunne skrive, formattere, dele dokumenter, og sende de med e-post via den plattformen. Det er ikke vanskelig å lære seg. 

• E-post (sende, motta, sjekke spam, legge med vedlegg som dokumenter og filer)

Dette kan kanskje virke veldig opplagt for noen, men å håndtere e-post er noe du MÅ kunne. Både for å bygge egen business og for å kommunisere med kunder. Du må være fullstendig komfortabel med å sende, motta, laste ned dokumenter, legge ved dokumenter og filer i en e-post, sjekke spam og sette opp e-post kontoer. Igjen er dette kanskje noe du bruker mye av til vanlig i jobben du  har nå, mens for andre kan det være noe de har brukt veldig lite. Uansett er det noe du bør mestre godt i jobben som VA. 

• Skrive 

Du trenger ikke ha utdannelse som tekstforfatter, eller i det hele tatt ha likt å skrive på skolen – men det er en fordel å ha et godt grep om grunneleggende grammatikk, tegnsetting og setningsoppbygging. Hvis dette ikke er din sterke side, gjett hva? Å skrive og kommunisere er en ferdighet, det også. Det betyr at du kan lære og bli flinkere. Det finnes hundrevis av kurs (gratis og betalte) som vil hjelpe deg å forbedre skriveferdighetene. Mitt beste tips? Les alt du skrive høyt og sakte. Det er den raskeste måten å identifisere dårlige setninger, glemte ord og feilstavelser. Du kommer til å skrive en god del som VA – mail, dokumenter for kunder, markedsføring for egen bedrift i feks sosiale medier osv. Hvordan du skriver betyr noe for førsteinntrykket når kunder sjekker deg opp – så dette er en ferdighet det bør jobbes med om du ikke mestrer den så godt. 

• Skikkelig gode GOOGLE ferdigheter.

Dette er ikke en spøk, altså.:) Hvis du har et spørsmål, eller må finne ut av noe teknisk, så er det sannsynlig at google har svaret. Jeg googler hele tiden, og noe familie og venner ofte hører meg si er: jeg skal bare google det. Eller noe i den duren. Det er mange svar å finne på google. Hvis du har et spørsmål, eller må finne ut av hvordan du gjør noe, så SPØR GOOGLE først. Jeg har bygget nettsiden min, dette kurset og mye annet ved å spørre google. Jeg har sett på YouTube videoer og andre veiledninger.

Hvilke personlige ferdigheter trenger en Virtuell Assistent?

Disse er kalt personlige “ferdigheter” fordi de på samme måte som tekniske ferdigheter kan læres og forbedres. Selv om det kanskje ikke er noe du har vært veldig god på tidligere, så er det en ny tid med nye muligheter nå. Vaner blir ikke formet over natta, men om du er dedikert og villig til å lære kan du forbedre og utvikle dine personlige ferdigheter på samme måte som dine tekniske. 

• Vær en problemløser

Det er veldig mange personlige ferdigheter som går inn under denne: Utholdenhet, kreativitet, besluttsomhet, tålmodighet, oppfinnsomhet – og lista kunne vært lenger. Husk at når du starter som Virtuell Assistent og driver din egen business, er det du som er på toppen. Det er ingen å sende videre det vanskelige til, det er ingen IT avdeling som tar dataproblemene dine til eller en økonomiavdeling som tar hånd om økonomien. I alle fall ikke i starten.  Det er bare deg! Så begynn med å utvikle en positiv “Jeg kan gjøre vanskelige ting”- holdning. Bryt opp store problemer og utfordringer til små biter som er lettere å svelge, og takle de en etter en. Selvfølgelig er det lov å spørre om hjelp, men det er en god vane øve seg opp i å prøve å finne ut av det selv først. Det vil også kundene dine sette pris på, for evnen til å løse problemer og utfordringer er en egenskap de fleste setter pris på. Husk – denne kan også utvikles og læres. 

• Vær en planlegger

Dette har vært det vanskeligste for meg – men er også noe av det viktigste å jobbe med om businessen skal fungere godt. Å sjonglere alle de ulike elementene av bedriften på en god måte krever organisering og planlegging. Utvikle systemer tidlig og hold deg til de. Planlegg gjerne måneden, uken og dagen på en god måte, så du har kontroll på alt som skal gjøres. Å miste en deadline kan bety at du mister en eksisterende kunde – å glemme en telefonsamtale kan bety at du mister en ny kunde. Legg også inn tid til egen business og markedsføring. Det er noe som ofte havner i siste rekke når du begynner å få kunder. Så sørg for å gjøre minst én liten ting hver dag som beveger DIN business fremover. 

• Praktiser selvbevissthet

Det skal en god karakter til og mye øvelse til for å kunne identifisere og innse egen tilkortkommenhet. Vit hva som er dine styrker, og dine svakheter. Vi har alle begge deler. Vær villig til å ta feil, til å eie dine feil og gjøre det bedre i morgen. Det er en kjempeviktig del av det å vokse. 

• Tidsstyring

Det er utrolig viktig å ha en viss kontroll på dine 24 tildelte timer. Tid er din viktigste ressurs og din tid skal inneholde jobb, men også tid til deg selv, familie/venner osv. Det er veldig fort gjort at jobben/businessen tar overhånd og blir det eneste du tenker på og det er oppskriften på utbrenthet. Og ja, det tar endel tid i starten å bygge businessen, men legg inn gode vaner med å ta vare på deg selv og de rundt deg også fra starten av. 

• Personlig utvikling

Du var ikke født med max antall ferdigheter og evner. Hjernen din bruker kun en brøkdel av sin kapasitet og har mye å gå på. Jeg har lært utrolig mye siden jeg startet for meg selv, og lærer hver eneste dag. Det kommer du til å gjøre også. Noe kommer av seg selv etterhvert som du gjør ting, men når du driver business, bør du også ha en plan for personlig og profesjonell utvikling. Hvilke tekniske ferdigheter ønsker du å lære? Lag en liste, prioriter og jobb deg gjennom det. Hvilke personlige ferdigheter vil du forbedre? Les bøker, lytt til podcaster og invester i din egen personlige vekst og utvikling. Det vil ha mye å si for businessen din. 

Er du usikker på hvor du skal starte? 

Hvis du nå er usikker og stressa fordi du tenker på alt det du må lære deg, så ikke bekymre deg! Du er på rett vei. Det kan føles veldig overveldende i starten, men her læres det mens du GJØR.

En positiv holdning og besluttsomhet er det som skal til, og da er alt mulig! Jeg har, som sagt, lært ekstremt mye siden jeg startet min business. Det kan du og! Jeg er ikke noe annerledes enn deg.:) 

Men husk – før du investerer tid i å lære deg nye tekniske ferdigheter, så begynner du med det du kan. Og når du begynner å markedsføre businessen din og jobbe med kunder, vil det bli tydeligere for deg hva du bør jobbe mer mer. 

Et annet tips: Hvis det er noe du kunne tenke deg å lære og kanskje tilby som en tjeneste, så test det ut i egen business først. E-post markedsføring? Start med å bygge en e-postliste. Sosiale medier? Sørg for at din egen er optimalisert og viser hva du kan. Hjelpe andre med blogg? Start en blogg selv.

Og husk at hvis du venter til du er helt klar, så får du ikke gjort noen ting. Begynn selv om ikke alt er helt på plass,  og gjør det selv om du er litt redd! Det er den beste måten å lære på! Du må ofte litt ut av komfortsonen når du driver egen business, og jo oftere du er der, jo raskere vokser du og bedriften din.

Tenker du på å starte som Virtuell Assistent?

Hvis du kunne tenke deg hjelp på veien, kan du sjekke ut minikurset “Jobb hjemmefra – Start som Virtuell Assistent” . Hvordan hadde det vært å ha 5-20 000 kr ekstra i mnd eller å faktisk leve av din helt egne online tjenestebaserte business? I dette kurset vil du lære hvordan du kan bruke det du allerede kan for å bygge din lønnsomme online business – så du kan oppnå friheten du drømmer om!